Requisitos de la factura electrónica en Colombia
La factura electrónica de venta impuesta por la DIAN incluye condiciones adicionales a las establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario. Esto implica que, como empresario, debes emplear herramientas tecnológicas para emitir tus facturas electrónicas.
Entre los requisitos más importantes se encuentran:
- Identificarla como una factura electrónica de venta.
- Incluir el nombre completo y NIT del vendedor.
- Registrar el nombre completo y NIT del comprador, o el tipo y número de documento si no está registrado en el RUT.
- Contar con un sistema de numeración consecutiva autorizado por la DIAN.
- Especificar la fecha y hora de generación y de validación por la DIAN.
- Detallar la cantidad y descripción de los bienes o servicios, junto con un código identificador.
- Mostrar el valor total, la forma y medio de pago, y las tarifas de IVA o impuestos aplicables.
- Incluir la firma digital, el CUFE (Código Único de Factura Electrónica), y el código QR en la representación gráfica.
Aunque la lista de requisitos pueda parecer extensa, cumplir con estas disposiciones es más sencillo de lo que parece. A continuación, te explicamos el proceso.
Pasos para cumplir con los requisitos de la factura electrónica
- Habilitación ante la DIAN
Regístrate en la plataforma de la DIAN, ingresa los datos de tu empresa y registra el software de facturación electrónica que usarás (puedes optar por un software propio o contratar uno de un proveedor tecnológico). Realiza pruebas con el software para asegurar su idoneidad y solicita la autorización de numeración. - Genera y transmite la factura electrónica
Con el software registrado, ingresa los datos de tu empresa, del comprador y de los productos o servicios vendidos. El software generará una factura en formato XML que incluye el CUFE y el código QR. Transmite esta factura a la DIAN para su validación previa. Este proceso es rápido y se realiza directamente desde el software. - Entrega la factura al cliente
La factura electrónica debe ser enviada por el medio que el cliente prefiera:- A través del software, correo electrónico, o descargándola en la web de la DIAN o del proveedor.
- Impresa o en formato PDF, si así lo solicita el cliente.
- Adquiere una firma digital
La firma digital garantiza la autenticidad de la factura electrónica y es un requisito indispensable. Puedes obtenerla directamente con entidades autorizadas por la DIAN o a través de tu proveedor de software de facturación.
Cumple con los plazos establecidos
La DIAN ha definido un calendario según la actividad económica (código CIIU) para iniciar la emisión de facturas electrónicas. Verifica tu código en el RUT y consulta las fechas en el calendario de la Resolución 000042 de 2020 para evitar sanciones.
NitPOS facilita tu transición a la facturación electrónica
Con NitPOS, puedes acceder a un software de facturación electrónica diseñado para cumplir con todos los requisitos de la DIAN de manera rápida y sencilla. Nuestro software te permite generar, personalizar y almacenar facturas electrónicas, asegurando el cumplimiento legal mientras optimizas tus procesos.
¡Da el primer paso hacia la facturación electrónica y respalda tus transacciones de manera segura y eficiente! 💻
